نرم افزار مرکز تماس و voip

خدمات voip راویستک شامل چه مواردی می‌شود؟

به نقل از راویستک ” تلفن‌های ویپ بیشتر از یک وسیله ساده برای برقراری تماس، به‌عنوان دروازه‌ای به دنیایی از امکانات و قابلیت‌های نوین عمل می‌کنند. با استفاده از این سیستم، تلفن شما به ابزاری قدرتمند تبدیل می‌شود که می‌تواند ارتباطات شما را به سطحی کاملاً جدید ارتقا دهد.” از خدمات voip راویستک می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

ارتباط بدون مرز با شماره ثابت در هر مکان

یکی از چالش‌های کسب‌وکارهای آنلاین، استفاده از شماره ثابت برای ارتباطات رسمی است. خدمات voip راویستک این مشکل را حل کرده و امکان استفاده از شماره ثابت را در هر مکان و زمان فراهم می‌کند. شما می‌توانید با استفاده از این فناوری، حتی در هنگام سفر یا دورکاری، تماس‌های خود را بدون هیچ محدودیتی مدیریت کنید.

مدیریت تماس و صف انتظار هوشمند

پاسخگویی سریع و به‌موقع یکی از عوامل کلیدی در جلب رضایت مشتریان است. سیستم‌های VoIP با ارائه قابلیت مدیریت تماس، امکان پاسخگویی بهینه را برای شما فراهم می‌کند. ویژگی‌هایی مانند صف انتظار هوشمند، مسیریابی خودکار تماس‌ها و تقسیم‌بندی تماس‌ها میان اپراتورها، باعث کاهش زمان انتظار مشتریان و بهبود کیفیت خدمات شما خواهد شد.

ضبط مکالمات برای تحلیل و بهبود عملکرد

یکی از قابلیت‌های کلیدی ویپ، امکان ضبط مکالمات است. این ویژگی به شما کمک می‌کند تا عملکرد تیم پشتیبانی خود را ارزیابی کرده و کیفیت مکالمات را بهبود ببخشید. همچنین، در صورت بروز سوءتفاهم یا مشکلات حقوقی، داشتن آرشیو مکالمات می‌تواند یک ابزار کاربردی برای بررسی و حل اختلافات باشد.

فکس نرم‌افزاری برای ارسال و دریافت مدارک دیجیتال

با استفاده از خدمات ویپ، دیگر نیازی به دستگاه‌های سنتی فکس نخواهید داشت. شما می‌توانید مدارک و اسناد خود را به‌صورت دیجیتالی ارسال و دریافت کرده و فرآیندهای اداری را ساده‌تر و سریع‌تر انجام دهید. این قابلیت علاوه بر کاهش هزینه‌ها، امنیت و دقت بیشتری را در انتقال اطلاعات فراهم می‌کند.

تلفن نرم‌افزاری برای ارتباطات منعطف

با خدمات voip راویستک، نیازی به تلفن‌های سخت‌افزاری ندارید. شما می‌توانید با استفاده از تلفن‌های نرم‌افزاری (Softphone) روی موبایل، لپ‌تاپ یا کامپیوتر شخصی خود، تماس‌های تجاری خود را مدیریت کنید. این قابلیت به ویژه برای تیم‌های دورکار و کسب‌وکارهای بین‌المللی بسیار مفید است.

نظرسنجی تلفنی برای ارزیابی رضایت مشتریان

یکی از راهکارهای مؤثر برای بهبود خدمات مشتریان، جمع‌آوری بازخوردهای آن‌هاست. سیستم نظرسنجی تلفنی VoIP به شما امکان می‌دهد تا پس از پایان مکالمه، نظر مشتریان را درباره کیفیت خدمات دریافت کنید و بر اساس داده‌های به‌دست‌آمده، نقاط ضعف و قوت خود را شناسایی کنید.

پیام صوتی و پاسخگویی خودکار

با استفاده از این سیستم، می‌توانید پیام‌های خوشامدگویی، اطلاع‌رسانی و راهنمایی مشتریان را به‌صورت خودکار تنظیم کنید. این قابلیت، باعث افزایش رضایت مشتریان و کاهش فشار کاری تیم پشتیبانی خواهد شد.

انتقال تماس و دایورت هوشمند

در مواقعی که امکان پاسخگویی به تماس‌ها وجود ندارد، سیستم VoIP امکان انتقال تماس را فراهم می‌کند. شما می‌توانید تماس‌های ورودی را به خطوط دیگر، موبایل یا حتی پیام‌گیر صوتی منتقل کنید تا هیچ تماسی از دست نرود.

پخش موسیقی در صف انتظار

تحقیقات نشان داده که پخش موسیقی مناسب در صف انتظار، تأثیر مثبتی در کاهش حس معطلی مشتریان دارد. خدمات voip به شما امکان می‌دهد تا موسیقی‌های مناسب یا حتی پیام‌های تبلیغاتی را برای تماس‌گیرندگان در صف انتظار پخش کنید و تجربه‌ای بهتر برای آن‌ها ایجاد کنید.

کاهش هزینه‌های ارتباطی

یکی از مزایای مهم سیستم ویپ، کاهش قابل‌توجه هزینه‌های ارتباطی است. تماس‌های داخلی در یک مجموعه کاملاً رایگان بوده و تماس‌های بین‌المللی نیز با هزینه بسیار کمتری انجام می‌شوند. همچنین، نیازی به خرید سخت‌افزارهای گران‌قیمت نخواهید داشت.

عوامل موثر بر هزینه راه اندازی سیستم voip

هزینه راه اندازی سیستم voip به عوامل مختلفی بستگی دارد که می‌تواند بر اساس نیازها و زیرساخت‌های موجود کسب‌وکار متغیر باشد. این عوامل می‌توانند موارد زیر را شامل شود:

• نوع تجهیزات مورد نیاز

خرید تلفن‌های IP یا دستگاه‌های مبدل برای استفاده از تلفن‌های سنتی در سیستم ویپ، می‌تواند تأثیر زیادی بر هزینه راه‌اندازی سیستم VoIP داشته باشد. استفاده از هدست‌های حرفه‌ای و دستگاه‌های کنفرانس نیز ممکن است به هزینه‌ها اضافه کند.

اگر کسب‌وکار شما نیاز به اتصال خطوط تلفن سنتی (PSTN) به سیستم VoIP داشته باشد، به گیت‌وی‌های VoIP نیاز دارید. بسته به تعداد پورت‌ها و برند، هزینه گیت‌وی متفاوت است.

برای میزبانی سیستم VoIP محلی، نیاز به سروری قدرتمند دارید که هزینه سخت‌افزار و نگهداری آن قابل‌توجه است. ولی اگر از Cloud-Based استفاده کنید، در این حالت نیازی به سرور فیزیکی نیست و هزینه‌های مربوط به سخت‌افزار کاهش می‌یابد، اما هزینه اشتراک ماهانه خدمات ابری وجود دارد.

برای ارائه کیفیت سرویس (QoS) و مدیریت ترافیک VoIP، روترها و سوئیچ‌های حرفه‌ای ممکن است نیاز باشند. اگر تلفن‌های VoIP از PoE استفاده کنند، نیاز به سوئیچ‌های PoE دارید که هزینه بیشتری دارند. همچنین برای امنیت شبکه، استفاده از فایروال‌های پیشرفته ممکن است هزینه راه اندازی سیستم voip را افزایش دهد.

• زیر ساخت شبکه

برای عملکرد بهتر سیستم ویپ، اینترنت پرسرعت و پایدار نیاز است. اگر تجهیزات شبکه قدیمی باشند، برای پشتیبانی از ویپ باید به‌روزرسانی شوند که بر هزینه راه‌اندازی سیستم VoIP تأثیر می‌گذارد. اگر تلفن‌های VoIP شما از PoE استفاده می‌کنند، نیاز به سوئیچ‌های PoE دارید که معمولاً گران‌تر از سوئیچ‌های عادی هستند.

شبکه محلی باید بتواند حجم بالای ترافیک VoIP را مدیریت کند. ممکن است نیاز به ارتقا کابل‌کشی (از Cat5 به Cat6 یا Cat7) باشد. هزینه کابل‌کشی مجدد و جایگزینی تجهیزات قدیمی مانند هاب‌ها یا روترهای بی‌کیفیت می‌تواند قابل‌توجه باشد.

اگر سیستم شما نیازمند عملکرد VoIP روی شبکه بی‌سیم باشد، باید از روترها و اکسس‌پوینت‌های قدرتمند استفاده کنید که از استانداردهای جدیدتر (مانند Wi-Fi 6) پشتیبانی کنند. ارتقای اکسس‌پوینت‌ها و مدیریت تداخل سیگنال‌ها می‌تواند به هزینه‌ها اضافه کند.

• هزینه آموزش کارکنان

هزینه آموزش کارکنان یکی از عوامل مهم در هزینه راه اندازی سیستم voip است که معمولاً نادیده گرفته می‌شود اما نقش کلیدی در موفقیت پیاده‌سازی این سیستم دارد.

کارکنان باید با کارکرد تلفن‌های VoIP، هدست‌ها و سایر تجهیزات مرتبط آشنا شوند. همچنین آموزش استفاده از نرم‌افزارهای مورد استفاده در سیستم، مانند تلفن‌های نرم‌افزاری (Softphones) یا پلتفرم‌های مدیریت تماس، ضروری است. بسته به پیچیدگی سیستم و تعداد کاربران، ممکن است نیاز به برگزاری جلسات آموزشی حضوری یا آنلاین باشد که می‌تواند هزینه‌های قابل‌توجهی داشته باشد.

پرسنل فنی باید با تنظیمات سرور VoIP، مدیریت ترافیک شبکه و رفع مشکلات احتمالی آشنا شوند. آموزش این افراد معمولاً نیازمند دوره‌های تخصصی است که هزینه‌های بیشتری نسبت به آموزش کاربران عمومی دارد.

ایجاد یا خریداری اسناد، ویدئوهای آموزشی و راهنماهای کاربری نیز بخشی از هزینه آموزش را تشکیل می‌دهد. از طرفی زمان صرف‌شده برای آموزش کارکنان ممکن است منجر به کاهش بهره‌وری در کوتاه‌مدت شود که باید به‌عنوان بخشی از هزینه راه‌اندازی سیستم VoIP در نظر گرفته شود.

• هزینه نصب و راه‌اندازی

یکی از عوامل مؤثر بر هزینه راه اندازی سیستم voip، هزینه نصب و راه‌اندازی است. این هزینه شامل تنظیم و پیکربندی سرورها، سوئیچ‌ها، دستگاه‌های سخت‌افزاری مانند IP Phone و همچنین انجام آزمایش‌های اولیه برای اطمینان از عملکرد صحیح سیستم است. به‌طور معمول، پیچیدگی شبکه، تعداد کاربران و نیازهای خاص سازمان، بر میزان این هزینه تأثیر می‌گذارد.

گاهی اوقات ممکن است نیاز به ارتقا یا جایگزینی تجهیزات شبکه مانند سوئیچ‌ها، روترها و کابل‌کشی باشد. بسته به تعداد دستگاه‌ها و پیچیدگی شبکه، این هزینه متغیر است.

پس از نصب، سیستم باید تست شود تا اطمینان حاصل شود که تماس‌ها بدون مشکل برقرار می‌شوند و کیفیت صدا مطلوب است. هرگونه مشکل یا نقص در این مرحله شناسایی و رفع می‌شود. هزینه تست و رفع مشکلات به پیچیدگی سیستم و زمان صرف‌شده بستگی دارد.

• تعداد کاربران و داخلی‌ها

هزینه تعداد کاربران و داخلی‌ها یکی از مهم‌ترین عوامل در تعیین هزینه راه‌اندازی سیستم VoIP است. این هزینه به تعداد افرادی که از سیستم استفاده می‌کنند و تعداد داخلی‌های موردنیاز در سازمان بستگی دارد.

هر کاربر یا واحد سازمانی به یک شماره داخلی اختصاص داده می‌شود. افزایش تعداد داخلی‌ها مستلزم ظرفیت بیشتر تجهیزات و منابع است. تعداد تلفن‌ها و نوع آن‌ها می‌توانند به‌طور مستقیم بر هزینه تأثیر بگذارند.

سرور VoIP باید توانایی پشتیبانی از تعداد کاربران را داشته باشد. برای تعداد بالای کاربران، نیاز به سرورهای قدرتمندتر است. سرورهای فیزیکی یا ابری با ظرفیت بالا گران‌تر هستند.

• امکانات پیشرفته مورد نیاز

این امکانات به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا کارایی و بهره‌وری بیشتری داشته باشند، اما هر یک از این ویژگی‌ها در هزینه راه اندازی سیستم voip تاثیر دارند.

کسب‌وکار شما ممکن است به دوربین‌های پیشرفته، میکروفون‌های کنفرانسی و نمایشگرهای بزرگ نیاز داشته باشد یا اینکه امکان ضبط تماس‌ها برای اهداف آموزشی، امنیتی یا کیفیت خدمات لازم باشد، در این صورت هزینه‌های راه اندازی ویپ افزایش پیدا می‌کند.

امکانات پیشرفته می‌توانند ارزش افزوده‌ای به سیستم VoIP اضافه کنند، اما هزینه آن‌ها باید با نیازهای سازمان و بودجه هماهنگ باشد. بررسی دقیق این امکانات و برنامه‌ریزی مناسب می‌تواند به کاهش هزینه راه اندازی سیستم voip و افزایش کارایی در بلندمدت کمک کند.

• هزینه نگهداری و پشتیبانی

این هزینه شامل به‌روزرسانی نرم‌افزارها، تعمیر و تعویض قطعات سخت‌افزاری و خدمات پشتیبانی فنی برای رفع مشکلات احتمالی می‌شود. سطح خدمات پشتیبانی و پیچیدگی سیستم VoIP مورد استفاده می‌تواند تأثیر مستقیمی بر این هزینه داشته باشد.

برخی از به‌روزرسانی‌های دوره‌ای برای سیستم عامل سرور، نرم‌افزارهای مدیریت تماس و پروتکل‌های امنیتی رایگان هستند، اما برای نسخه‌های اصلی جدید ممکن است هزینه لایسنس یا اشتراک لازم باشد. البته هزینه‌های فنی برای نصب و پیکربندی به‌روزرسانی‌ها نیز باید در نظر گرفته شود.

سخت‌افزارها مانند تلفن‌های VoIP، روترها و سوئیچ‌ها ممکن است نیاز به تعمیر یا تعویض داشته باشند. هزینه تعمیرات بستگی به نوع و سطح آسیب تجهیزات دارد. در صورت نیاز به جایگزینی، خرید تجهیزات جدید به هزینه‌ها اضافه می‌شود.

با خط تلفن اینترنتی به چه امکاناتی دست پیدا می‌کنید؟

کسب‌وکارها با استفاده از خدمات VOIP، علاوه بر مزایای خط تلفن اینترنتی از امکانات و ویژگی‌هایی برخوردار می‌شوند که در استفاده از خطوط سنتی برخوردار نخواهند بود. امکانات خط تلفن اینترنتی شامل موارد زیر می‌شود:

انتقال تماس (Call Forwarding)

با انتقال تماس، می‌توانید تماس‌های ورودی خود را به هر شماره‌ای که می‌خواهید هدایت کنید. در تلفن اینترنتی، محدودیتی برای انتقال تماس وجود ندارد. شما می‌توانید از هر دستگاهی که به اینترنت متصل می‌شود، تماس‌های خود را مدیریت کنید. با ویژگی انتقال تماس، کارمندان شما می‌توانند از هر کجا که هستند به تماس‌های مشتریان پاسخ دهند و احتمال از دست رفتن تماس‌ها کاهش می‌یابد!

تماس کنفرانس (Conference Calling)

این سیستم تلفنی به کسب‌وکارها امکان برقراری کنفرانس‌های صوتی و تصویری آنلاین را می‌دهد. این یکی از مزایای خط تلفن اینترنتی برای افرادی است که به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند. تماس‌های کنفرانس، فاصله‌های جغرافیایی را از بین می‌برد و همکاری تیمی را تقویت می‌کند.

ضبط تماس‌ها (Call Recording)

ضبط تماس ویپ فرآیندی است که طی آن محتوای مکالمات صوتی مبتنی بر IP ذخیره می‌شود. با کمک این ابزار، می‌توانید مکالمات ورودی و خروجی مرکز تماس را ضبط کرده و به راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشید. تیم‌های خدمات مشتری و پشتیبانی voip می‌توانند تماس‌ها را ضبط کنند تا در آینده از آن‌ها برای بهبود خدمات استفاده کنند.

منشی تلفنی خودکار (Automated Attendant)

با فعال‌سازی منشی خودکار، می‌توان تماس‌های مشتریان را بدون دخالت اپراتور به بخش‌های داخلی مورد نظر انتقال داد.

به نقل از راویستک “ با این ابزار در هتل‌ها مهمانان می‌توانند از طریق تماس با هتل و انتخاب منوی رزرو، اتاق خود را به صورت خودکار رزرو کنند."

تجزیه و تحلیل تماس (Call Analytics)

ویپ در کسب و کار با هوش مصنوعی که دارد تماس‌ها را ردیابی و داده‌های ضروری را جمع‌آوری می‌کند. تیم‌های فروش، بازاریابی و پشتیبانی از این داده‌ها برای تحلیل و بررسی استفاده خواهند کرد. با استخراج اطلاعات از داده‌های تماس، می‌توان به دیدگاه‌های جدیدی در مورد نیازهای مشتریان و بازار دست یافت.

نظارت بر تماس (Call monitoring)

گوش دادن به مکالمات مشتریان، ابزاری برای ارزیابی عملکرد کارکنان و بهبود کیفیت خدمات است. شنود مکالمات تلفنی به مدیران کمک می‌کند تا از ارائه خدمات مناسب به مشتریان توسط کارشناسان اطمینان حاصل کنند. با این مورد از مزایای خط تلفن اینترنتی عملکرد تیم فروش خود را ارزیابی کرده و در صورت نیاز، برای بهبود آن دوره‌های آموزشی برگزار کنید.

برخی از اصطلاحات مهم درباره مسیریابی شبکه

درک اصطلاحات رایج مسیریابی به شما کمک می‌کند تا مفهوم انواع مسیریابی در شبکه را بهتر متوجه شوید. این اصطلاحات در عملکرد روترها، نحوه ارسال داده‌ها و مسیرهای ارتباطی نقش کلیدی دارند. در ادامه برخی از مهم‌ترین مفاهیم مرتبط با مسیریابی در شبکه را بررسی می‌کنیم.

میزبان یا هاست (Host)

به نقل از راویستک " هاست در شبکه کامپیوتری، رایانه‌ای است که به اینترنت یا شبکه‌ای دیگر متصل است. یک میزبان شبکه می‌تواند اطلاعات و نیز نرم‌افزار client و server را میزبانی کند."

هاست به هر دستگاهی در شبکه گفته می‌شود که دارای یک آدرس IP منحصربه‌فرد است و می‌تواند اطلاعات را ارسال یا دریافت کند. این دستگاه می‌تواند یک کامپیوتر، سرور، گوشی هوشمند یا حتی یک چاپگر تحت شبکه باشد.

هاست‌ها به دو دسته Client و Server تقسیم می‌شوند؛ Client درخواست داده را ارسال می‌کند و Server پاسخ آن را ارائه می‌دهد. ارتباط بین هاست‌ها در انواع مسیریابی در شبکه از طریق مسیریاب‌ها و سوئیچ‌ها برقرار می‌شود. شناسایی و مدیریت هاست‌ها در شبکه‌های پیچیده از اهمیت بالایی برخوردار است.

مسیریاب شبکه یا روتر (Router)

روتر یکی از اصلی‌ترین اجزای یک شبکه است که وظیفه هدایت بسته‌های داده بین شبکه‌های مختلف را بر عهده دارد. این دستگاه مسیر بهینه برای ارسال اطلاعات را بر اساس پروتکل‌های مسیریابی مانند OSPF و BGP انتخاب می‌کند. روترها علاوه بر هدایت داده‌ها، می‌توانند نقش دیوار آتش (Firewall) را نیز ایفا کرده و امنیت شبکه را افزایش دهند.

عملکرد روتر در انواع مسیریابی در شبکه به دو صورت استاتیک و داینامیک انجام می‌شود. این دستگاه‌ها با استفاده از الگوریتم‌های هوشمند، بهترین مسیر برای عبور بسته‌ها را تعیین می‌کنند.

جدول مسیریابی (Routing Table)

جدول مسیریابی، مجموعه‌ای از اطلاعات ذخیره‌شده در حافظه روتر است که مسیرهای مختلف برای ارسال داده‌ها را مشخص می‌کند. این جدول شامل مقاصد شبکه، آدرس‌های Next Hop و معیارهایی مانند متریک (Metric) برای انتخاب بهترین مسیر است.

در روش‌های مسیریابی داینامیک، این جدول به‌صورت خودکار و پیوسته به‌روزرسانی می‌شود؛ اما در مسیریابی استاتیک، مدیر شبکه باید مسیرها را به‌صورت دستی تنظیم کند. دقت در تنظیم جدول مسیریابی، تأثیر مستقیمی بر عملکرد و کارایی شبکه دارد.

شبکه دور یا شبکه ریموت (Remote Network)

شبکه دور به شبکه‌ای گفته می‌شود که از طریق یک اتصال عمومی یا خصوصی به شبکه دیگری متصل شده است. این نوع شبکه‌ها معمولاً برای ارتباط بین دفاتر مختلف یک سازمان یا دسترسی از راه دور کاربران به شبکه داخلی استفاده می‌شوند. اتصال به شبکه‌های دور اغلب از طریق ******* (شبکه خصوصی مجازی) یا اتصالات اختصاصی MPLS انجام می‌شود.

مدیریت صحیح انواع مسیریابی شبکه برای ارتباط با شبکه‌های دور، امنیت و کارایی آن‌ها را افزایش می‌دهد. استفاده از پروتکل‌های رمزنگاری در این نوع شبکه‌ها بسیار حیاتی است.

هاپ (Hop)

هاپ به هر نقطه‌ای در مسیر انتقال داده گفته می‌شود که بسته‌های شبکه از آن عبور می‌کنند. هر بار که یک بسته از یک روتر عبور می‌کند، یک هاپ در مسیر آن ثبت می‌شود.

افزایش تعداد هاپ‌ها می‌تواند باعث افزایش تأخیر در ارسال داده‌ها و کاهش سرعت ارتباطات شود. به همین دلیل، در مسیریابی داینامیک، روترها سعی می‌کنند کمترین تعداد هاپ را برای بسته‌ها انتخاب کنند. در پروتکل‌هایی مانند Traceroute، می‌توان تعداد هاپ‌های طی شده برای رسیدن به یک مقصد خاص را بررسی کرد.

هاپ بعدی (Next Hop)

Next Hop به مسیریاب یا گیت‌وی بعدی اشاره دارد که یک بسته باید به سمت آن ارسال شود تا به مقصد نهایی برسد. در جدول مسیریابی، این مقدار نشان می‌دهد که بسته‌های داده پس از خروج از یک روتر، باید به کدام مسیر بروند. اگر مسیر به‌درستی تنظیم نشده باشد، ممکن است بسته‌ها در شبکه گم شوند یا دچار تأخیر شوند.

Next Hop در روش‌های مسیریابی داینامیک با تغییر شرایط شبکه به‌صورت خودکار تنظیم می‌شود. تنظیم صحیح Next Hop در شبکه‌های بزرگ تأثیر زیادی در عملکرد و کاهش تأخیر دارد.

سگمنت TCP (TCP Segment)

سگمنت TCP، یک بسته داده‌ای است که در لایه انتقال (Transport Layer) شبکه قرار دارد و بخشی از ارتباطات TCP/IP محسوب می‌شود. این سگمنت شامل اطلاعات مهمی مانند شماره پورت، شماره ترتیب (Sequence Number) و تأییدیه دریافت (ACK) است

. انواع مسیریابی در شبکه باید به‌گونه‌ای مدیریت شوند که سگمنت‌های TCP به ترتیب صحیح به مقصد برسند. این سگمنت‌ها برای اطمینان از انتقال بدون خطای داده‌ها بین دو دستگاه استفاده می‌شوند. در صورت بروز مشکل، TCP با ارسال مجدد داده‌های ازدست‌رفته، صحت انتقال را تضمین می‌کند.

با خط تلفن اینترنتی به چه امکاناتی دست پیدا می‌کنید؟

کسب‌وکارها با استفاده از خدمات VOIP، علاوه بر مزایای خط تلفن اینترنتی از امکانات و ویژگی‌هایی برخوردار می‌شوند که در استفاده از خطوط سنتی برخوردار نخواهند بود. امکانات خط تلفن اینترنتی شامل موارد زیر می‌شود:

• انتقال تماس (Call Forwarding)

با انتقال تماس، می‌توانید تماس‌های ورودی خود را به هر شماره‌ای که می‌خواهید هدایت کنید. در تلفن اینترنتی، محدودیتی برای انتقال تماس وجود ندارد. شما می‌توانید از هر دستگاهی که به اینترنت متصل می‌شود، تماس‌های خود را مدیریت کنید. با ویژگی انتقال تماس، کارمندان شما می‌توانند از هر کجا که هستند به تماس‌های مشتریان پاسخ دهند و احتمال از دست رفتن تماس‌ها کاهش می‌یابد!

• تماس کنفرانس (Conference Calling)

این سیستم تلفنی به کسب‌وکارها امکان برقراری کنفرانس‌های صوتی و تصویری آنلاین را می‌دهد. این یکی از مزایای خط تلفن اینترنتی برای افرادی است که به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند. تماس‌های کنفرانس، فاصله‌های جغرافیایی را از بین می‌برد و همکاری تیمی را تقویت می‌کند.

• ضبط تماس‌ها (Call Recording)

ضبط تماس ویپ فرآیندی است که طی آن محتوای مکالمات صوتی مبتنی بر IP ذخیره می‌شود. با کمک این ابزار، می‌توانید مکالمات ورودی و خروجی مرکز تماس را ضبط کرده و به راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشید. تیم‌های خدمات مشتری و پشتیبانی می‌توانند تماس‌ها را ضبط کنند تا در آینده از آن‌ها برای بهبود خدمات استفاده کنند.

• منشی تلفنی خودکار (Automated Attendant)

با فعال‌سازی منشی خودکار، می‌توان تماس‌های مشتریان را بدون دخالت اپراتور به بخش‌های داخلی مورد نظر انتقال داد.

به نقل از راویستک “ با این ابزار در هتل‌ها مهمانان می‌توانند از طریق تماس با هتل و انتخاب منوی رزرو، اتاق خود را به صورت خودکار رزرو کنند.”

اتصال سیستم تلفنی به CRM

اتصال VOIP به CRM به معنای یکپارچه‌سازی دو سیستم کلیدی در کسب‌وکار است. با این اتصال، تمامی تماس‌های ورودی و خروجی به صورت خودکار در سیستم CRM ثبت می‌شوند و به شما اجازه می‌دهد که تمامی اطلاعات تماس را در کنار سایر اطلاعات مشتری ذخیره و پیگیری کنید. این اتصال به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای فروش، خدمات مشتری و بازاریابی را بهبود بخشید.

با استفاده از این ویژگی زمانی که مشتری با شرکت تماس می‌گیرد یا یکی از کارمندان با مشتری تماس می‌گیرد، اطلاعات تماس شامل زمان، تاریخ، مدت تماس و فرد تماس‌گیرنده به صورت خودکار ذخیره می‌شود. از طرفی وقتی که یک تماس ورودی از سوی مشتری دریافت می‌شود، سیستم CRM می‌تواند به صورت خودکار پروفایل مشتری را که شامل تاریخچه تماس‌ها، تعاملات قبلی، سفارشات و اطلاعات شخصی مشتری می‌شود را به نمایش بگذارد.

دفترچه تلفن

دفترچه تلفن ویپ، یک پایگاه داده دیجیتالی است که اطلاعات تماس مخاطبین را در خود ذخیره می‌کند. این دفترچه به شما امکان می‌دهد تا به جای وارد کردن دستی شماره تلفن‌ها، به سادگی نام مخاطب مورد نظر را جستجو کرده و با او تماس بگیرید. در سیستم‌های ویپ، دفترچه تلفن معمولاً به صورت مرکزی مدیریت می‌شود و همه کاربران می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند.

شما می‌توانید اطلاعات مخاطبین خود را شامل نام، شماره تلفن، ایمیل و سایر اطلاعات مرتبط را ذخیره کنید و به‌راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشید. همچنین با دسته‌بندی مخاطبین بر اساس معیارهای مختلف، می‌توانید برای هر گروه از مخاطبان، پیام‌های شخصی‌سازی شده و هدفمند ارسال کنید.

کنفرانس صوتی و تصویری

با کیفیت بالای صدا و تصویر در کنفرانس‌های VoIP، می‌توانید جلسات آنلاین را به همان اندازه جلسات حضوری مؤثر و تعاملی برگزار کنید. اشتراک‌گذاری اسناد، ارائه مطالب و تعامل زنده با شرکت‌کنندگان، همه در یک پلتفرم واحد امکان‌پذیر است.

اتاق‌های کنفرانس صوتی ویپ با رابط کاربری ساده و امکان ورود با نام کاربری و رمز عبور، استفاده از این قابلیت را برای همه کاربران آسان کرده است. مدیران جلسات می‌توانند به راحتی بر جلسات نظارت کرده و آن‌ها را مدیریت کنند. از کنفرانس‌های تصویری ویپ می‌توان برای برگزاری جلسات کاری، آموزش آنلاین، مصاحبه‌های کاری و بسیاری موارد دیگر استفاده کرد.

پخش موسیقی انتظار

زمانی که تماس‌گیرنده‌ای با یک سازمان تماس می‌گیرد و تمامی خطوط مشغول است، به جای شنیدن صدای بوق اشغال، موسیقی یا پیامی برای وی پخش می‌شود. این کار باعث کاهش بی‌صبری تماس‌گیرنده و بهبود تجربه مشتری می‌شود.

در سیستم‌های ویپ، موسیقی انتظار معمولاً به صورت فایل‌های صوتی دیجیتال ذخیره می‌شود. هنگامی که یک تماس جدید وارد می‌شود و تمامی خطوط مشغول است، سیستم به‌طور خودکار فایل صوتی موسیقی انتظار را پخش می‌کند.

سیستم نظرسنجی

سیستم نظرسنجی تلفنی از امکانات VOIP چیست؟ ابزاری ساده و سریع برای جمع‌آوری بازخورد مشتریان است. با استفاده از این سیستم، مشتریان می‌توانند به راحتی و در همان لحظه تماس، نظرات و پیشنهادات خود را به اشتراک بگذارند.

این سیستم به شما این امکان را می‌دهد تا اطلاعات جامعی در مورد رضایت مشتریان، نقاط قوت و ضعف خدمات خود جمع‌آوری کنید. این اطلاعات به صورت خودکار به سیستم مدیریت تلفن یا بخش‌های مربوطه ارسال می‌شود.

ویژگی DND

DND مخفف عبارت Do Not Disturb به معنای “مزاحم نشوید ” است. این ویژگی در تلفن‌های ویپ، به شما اجازه می‌دهد تا در مواقعی که نمی‌خواهید به تماس‌ها پاسخ دهید، تماس‌های ورودی را به‌طور خودکار به صندوق صوتی یا به یک شماره دیگر هدایت کنید.

در محیط‌های کاری شلوغ، فعال کردن DND به شما کمک می‌کند تا روی وظایف خود تمرکز کنید و از حواس‌پرتی شما جلوگیری می‌کند. همچنین شما می‌توانید با این ویژگی تماس‌های مهم را از تماس‌های غیرضروری تفکیک کنید.

مزایای خدمات VOIP

استفاده از تکنولوژی و فناوری‌ها روز به هماهنگی و پیشرفت کارها در سازمان‌ها کمک می‌کند. فناوری ویپ راهکاری جدید و موثر برای دست‌یابی به مسیرهای موفقیت در کسب‌وکار است که نباید از مزیت‌های آن در بازارهای رقابتی امروز غافل شد. مزایای خدمات تلفن VOIP برای بهبود عملکرد عبارت‌اند از:

• کاهش هزینه‌ها

یکی از بزرگ‌ترین مزایای VoIP کاهش هزینه‌های تماس، به‌ویژه برای تماس‌های بین‌المللی است. کاربران تنها هزینه اینترنت خود را پرداخت می‌کنند و تماس‌ها معمولاً رایگان یا با هزینه بسیار پایین‌تری انجام می‌شوند.

• عدم محدودیت جغرافیایی

سیستم‌های VoIP به دلیل استفاده از شبکه، هیچ محدودیت مکانی ندارند. کاربر می‌تواند با گوشی یا لپ‌تاپ خود، از هر جایی به سیستم متصل شده و تماس بگیرد. این موضوع برای افرادی که دورکاری می‌کنند بسیار مفید است و به مدیران امکان می‌دهد تا به‌راحتی بر تیم‌های دورکاری نظارت داشته باشند.

• نظارت بر مرکز تماس

با استفاده از خدمات VOIP، می‌توانید به‌طور دقیق بر تمام فعالیت‌های مرکز تماس خود نظارت کنید. تمام داده‌های مربوط به تماس‌ها، مانند تعداد تماس‌های موفق و ناموفق، مدت زمان مکالمات و… به‌صورت دقیق و آماری در اختیارتان قرار می‌گیرد.

• ارتباط بین شعب مختلف

سیستم ویپ طوری طراحی شده که همه کارمندان، چه در محل کار باشند چه دور کار، بتوانند از آن استفاده کنند. این سیستم به اینترنت نیاز دارد و با نصب یک نرم‌افزار ساده روی کامپیوتر یا موبایل، همه امکانات ویپ در دسترس کاربر خواهد بود.

• کنترل عملکرد

با استفاده از VoIP، مدیران می‌توانند به‌صورت لحظه‌ای تماس‌ها را رصد کنند و عملکرد کارکنان را در طول مکالمات بررسی کنند. این امکان به بهبود کیفیت خدمات مشتری و حل سریع‌تر مشکلات کمک می‌کند.

• تجزیه و تحلیل داده‌ها

سیستم‌های VoIP می‌توانند داده‌های مربوط به تماس‌ها مانند مدت زمان، تعداد تماس‌ها، عملکرد هر کارمند و سطح رضایت مشتری را جمع‌آوری کنند. این اطلاعات به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری در مورد بهینه‌سازی فرآیندها و بهبود کارایی بگیرند.

اهمیت نصب Open******* روی سرور چیست؟

نصب Open******* روی سرور به عنوان یک راهکار امنیتی، مزایای بسیاری برای بهبود عملکرد شبکه دارد. این ابزار با استفاده از رمزنگاری پیشرفته، دسترسی امن به منابع شبکه داخلی را فراهم می‌کند. اهمیت نصب این برنامه بر روی سرور به دلایل زیر است:

امنیت بالا

Open******* از رمزنگاری AES-256 و پروتکل‌های SSL/TLS برای حفاظت از داده‌ها استفاده می‌کند. این سطح از امنیت، اطلاعات را از حملات سایبری، هک و سرقت محافظت می‌کند. همچنین، نصب Open******* روی سرور امکان استفاده از گواهینامه‌های دیجیتال برای تأیید هویت کاربران را فراهم می‌آورد.

انعطاف‌پذیری در پیکربندی

این ابزار از پروتکل‌های TCP و UDP پشتیبانی می‌کند و به‌راحتی می‌توان آن را برای انواع شبکه‌ها، از جمله Wi-Fi، 4G و اینترنت خانگی تنظیم کرد. راه اندازی Open******* روی سرور به شما این امکان را می‌دهد که از آن برای دسترسی به اینترنت امن یا اتصال به شبکه داخلی استفاده کنید.

سازگاری گسترده

Open******* با انواع سیستم‌عامل‌ها، از جمله ویندوز، لینوکس، مک و سیستم‌های موبایل مانند اندروید و iOS سازگار است. همچنین، امکان استفاده از آن در روترها و سرورهای مجازی نیز فراهم است، که این امر موجب افزایش دسترسی و راحتی در استفاده می‌شود.

دور زدن محدودیت‌ها و فیلترینگ

Open******* قادر است از سد فیلترینگ اینترنت عبور کرده و به محتوای مسدودشده دسترسی پیدا کند. ترافیک Open******* به‌طور خودکار در شبکه‌ها پنهان می‌شود، بنابراین محدودیت‌های اینترنتی و فیلترینگ تأثیری بر آن ندارند، که این ویژگی برای کاربران در کشورهای با محدودیت اینترنتی بسیار مفید است.

دسترسی به منابع شبکه داخلی

با نصب Open******* روی سرور، کاربران می‌توانند از هر مکانی به منابع شبکه داخلی مانند فایل‌ها، سرورها و پرینترها دسترسی داشته باشند. این ویژگی برای سازمان‌ها و شرکت‌ها بسیار مهم است، زیرا امکان دسترسی به سیستم‌های داخلی از طریق اینترنت فراهم می‌شود.

منبع‌باز و رایگان

Open******* یک نرم‌افزار منبع‌باز است، به این معنی که می‌توانید آن را به دلخواه خود سفارشی کنید. علاوه بر این، نسخه رایگان آن برای بسیاری از کاربردها کافی است، که این ویژگی باعث کاهش هزینه‌ها و افزایش دسترسی به آن برای کاربران مختلف می‌شود.

پایداری و عملکرد بالا

Open******* قادر است حتی در شرایط اینترنت ضعیف ارتباطی پایدار برقرار کند. با استفاده از پروتکل UDP، عملکرد سریع‌تری نسبت به سایر *******‌ها ارائه می‌دهد که این امر به خصوص در شرایطی که پهنای باند محدود است، بسیار مفید است.

نصب و راه‌اندازی برنامه ایزابل چگونه است؟

نصب و راه‌اندازی برنامه ایزابل یک فرآیند ساده اما مهم است که نیازمند دقت در انتخاب سخت‌افزار مناسب و انجام مراحل به‌درستی است. با اجرای دقیق مراحل زیر، می‌توان یک سیستم ویپ کارآمد و پایدار راه‌اندازی کرد.

سخت‌افزار مورد نیاز برای نصب برنامه ایزابل

اگر قصد دارید ایزابل را روی سرور فیزیکی نصب کنید، به یک پردازنده حداقل دو هسته‌ای با سرعت ۲ گیگاهرتز، رم حداقل ۲ گیگابایت (ترجیحاً ۴ گیگابایت یا بیشتر)، فضای ذخیره‌سازی ۲۰ گیگابایت یا بالاتر (SSD توصیه می‌شود) و یک کارت شبکه با سرعت مناسب (۱۰۰ مگابیت در ثانیه یا بیشتر) نیاز دارید.

در صورتی که از کامپیوتر شخصی استفاده می‌کنید، یک پردازنده Core i5 یا Core i7، حداقل ۸ گیگابایت رم و کارت شبکه استاندارد برای عملکرد بهتر پیشنهاد می‌شود. سیستم‌عامل لینوکس برای نصب ایزابل ضروری است.

مراحل نصب و راه‌اندازی ایزابل

فرآیند دانلود نرم افزار ایزابل و نصب آن به گونه‌ای طراحی شده است که کاربران بتوانند به راحتی سیستم را راه‌اندازی کنند و بدون نیاز به تخصص فنی پیچیده، از آن بهره‌برداری کنند. با انجام مراحل نصب به‌دقت، می‌توان سیستم تلفنی ایزابل را به‌طور مؤثر در سازمان پیاده‌سازی کرد.

1. دانلود فایل ISO ایزابل

برای شروع، باید فایل ISO ایزابل را از وب‌سایت رسمی آن دانلود کنید. این فایل شامل تمامی ابزارهای مورد نیاز برای نصب سیستم است و شما را در فرآیند راه‌اندازی راهنمایی می‌کند.

1. ایجاد درایو قابل بوت

پس از دانلود فایل ISO، لازم است یک درایو USB یا DVD قابل بوت ایجاد کنید. می‌توانید از نرم‌افزارهای Rufus یا Etcher برای این کار استفاده کنید. اگر از DVD استفاده می‌کنید، فایل ISO را با نرم‌افزارهای مخصوص رایت روی دیسک کپی کنید.

1. بوت کردن سیستم از درایو نصب

درایو بوت‌شده را به سرور یا کامپیوتر متصل کنید، سپس وارد تنظیمات BIOS/UEFI شوید و اولویت بوت را روی USB یا DVD قرار دهید. پس از ذخیره تغییرات، سیستم را مجدداً راه‌اندازی کنید تا فرآیند نصب آغاز شود.

1. شروع فرآیند نصب

پس از بوت شدن از درایو، منوی نصب ایزابل ظاهر می‌شود. گزینه نصب (Install Issabel) را انتخاب کنید و مراحل نصب را دنبال نمایید. این فرآیند شامل پذیرش مجوزها، انتخاب نوع نصب و پارتیشن‌بندی دیسک خواهد بود.

1. پیکربندی تنظیمات شبکه

در حین نصب، باید تنظیمات شبکه را پیکربندی کنید. این تنظیمات شامل انتخاب نوع آدرس IP (ثابت یا خودکار)، تعیین گیت‌وی و ماسک شبکه و وارد کردن DNS مناسب است. اتصال صحیح شبکه برای ارتباط ایزابل با سایر دستگاه‌ها ضروری است.

1. تعیین رمز عبور مدیر سیستم

در این مرحله باید یک رمز عبور قوی برای حساب کاربری مدیریتی انتخاب کنید. این رمز عبور برای دسترسی به کنترل پنل وب ایزابل و انجام تنظیمات مدیریتی استفاده خواهد شد.

1. پیکربندی اولیه سیستم پس از نصب

پس از اتمام نصب، درایو USB یا DVD را خارج کرده و سیستم را مجدد راه‌اندازی کنید. سپس تنظیمات اولیه شامل ایجاد داخلی‌ها، پیکربندی ترانک و تنظیم مسیرهای تماس ورودی و خروجی را انجام دهید.

• تعریف مسیرهای تماس: تنظیم مسیرهای ورودی برای هدایت تماس‌های دریافتی به داخلی‌ها و تعیین مسیرهای خروجی برای برقراری تماس‌های خارجی.
• پیکربندی صندوق صوتی: اختصاص صندوق صوتی به داخلی‌ها و تنظیم پیام‌های صوتی خوش‌آمد گویی.
• راه‌اندازی منشی تلفنی (IVR): ایجاد منوهای صوتی برای هدایت تماس‌ها به بخش‌های مختلف.

1. دسترسی به رابط مدیریتی وب ایزابل

پس از نصب، می‌توانید با وارد کردن آدرس IP سرور در مرورگر وب به پنل مدیریتی ایزابل دسترسی داشته باشید. در این بخش می‌توانید کاربران را مدیریت کنید، تنظیمات سیستم را سفارشی کنید و خدمات ویپ را پیکربندی نمایید.

1. تست و بررسی عملکرد سیستم

پس از اتمام پیکربندی، سیستم را آزمایش کنید. این کار شامل برقراری تماس‌های آزمایشی، بررسی عملکرد داخلی‌ها و اطمینان از کارکرد صحیح تمامی قابلیت‌ها مانند منشی تلفنی، ضبط مکالمات و صف تماس است.

1. نصب به‌روزرسانی‌ها و افزونه‌ها

پس از راه‌اندازی، توصیه می‌شود به‌روزرسانی‌های نرم‌افزاری ایزابل را بررسی و نصب کنید. همچنین، ماژول‌ها و افزونه‌های اضافی را که ممکن است برای گسترش قابلیت‌های سیستم نیاز داشته باشید، فعال کنید.

مراحل راه اندازی مرکز تماس هوشمند

راه‌اندازی مرکز تماس هوشمند فرایندی است که نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و اجرای گام‌به‌گام است. برای موفقیت در این مسیر، باید مراحل زیر را به‌طور کامل طی کنید:

گام اول: تحلیل نیازها و اهداف کسب و کار

اولین گام اساسی در راه‌اندازی مرکز تلفن، تعریف دقیق اهداف و انتظارات شما از این سیستم است. بدون داشتن یک هدف مشخص، نمی‌توان برنامه‌ریزی موثری برای آموزش و پیاده‌سازی انجام داد.

ابتدا باید اهداف کلان کسب‌وکار خود را مشخص کنید. این اهداف می‌توانند شامل بهبود تجربه مشتری، افزایش فروش، کاهش هزینه‌ها، یا بهبود بهره‌وری کارکنان باشند. با تعیین این اهداف، می‌توانید اولویت‌های خود را در راه‌اندازی مرکز تماس هوشمند مشخص کرده و بر اساس آن‌ها برنامه‌ریزی کنید.

سپس به این سوال پاسخ دهید، مشتریان شما چه انتظاراتی از یک مرکز تماس دارند؟ این سوال بسیار مهم است، زیرا هدف اصلی مرکز تماس هوشمند، ارائه خدمات بهتر به مشتریان است. باید نیازهای مشتریان را شناسایی کنید، ازجمله نوع خدماتی که انتظار دارند، زمان پاسخگویی و کانال‌های ارتباطی ترجیحی آن‌ها.

با انجام این تحلیل‌ها، می‌توانید نقشه راهی دقیق و جامع برای راه‌اندازی مرکز تماس هوشمند طراحی کنید که با اهداف کسب‌وکار شما هماهنگ باشد و به بهبود تجربه مشتریان کمک کند.

گام دوم: تعیین بودجه مورد نیاز برای راه اندازی کال سنتر

تعیین بودجه یکی از مهم‌ترین مراحل در راه اندازی مرکز تماس هوشمند است. بدون برنامه‌ریزی مالی دقیق، ممکن است پروژه با کمبود منابع مالی مواجه شود یا به علت هزینه‌های پیش‌بینی نشده به تأخیر بیفتد.

در این مرحله، باید تمامی هزینه‌های مرتبط با راه‌اندازی، اجرا و نگهداری مرکز تماس را در نظر بگیرید تا از موفقیت پروژه اطمینان حاصل کنید.

یکی از بخش‌های اصلی بودجه، هزینه‌های مربوط به زیرساخت‌های فیزیکی و فنی است. این هزینه‌ها شامل خرید و نصب تجهیزات سخت‌افزاری مانند سرورها، رایانه‌ها، تلفن‌ها و دستگاه‌های شبکه است.

همچنین باید هزینه‌های مربوط به راه‌اندازی و پیکربندی نرم‌افزارهای مدیریت تماس و سیستم‌های CRM را نیز محاسبه کنید.

به نقل از راویستک ” هنگام تصمیم‌گیری در مورد میزان بودجه برای راه‌ اندازی مرکز تماس خود، باید با جمع‌آوری درآمد ماهانه، هزینه‌های ثابت و هزینه‌های متغیر خود شروع کنید تا ایده بهتری در مورد میزان پولی که می‌توانید خرج کنید به دست آورید.”

گام سوم: شناسایی نوع مرکز تماس

مراکز تماس بر اساس عملکرد و خدماتی که ارائه می‌دهند، به چند نوع مختلف تقسیم می‌شوند. شناخت دقیق این انواع به شما کمک می‌کند تا سیستمی متناسب با اهداف و استراتژی‌های سازمان خود انتخاب کنید. انواع مرکز تماس شامل موارد زیر می‌شود:

• مرکز تماس ورودی: برای پاسخگویی به تماس‌های مشتریان طراحی شده و بر پشتیبانی و راهنمایی تمرکز دارد.
• مرکز تماس خروجی: جهت تماس با مشتریان برای فروش و بازاریابی استفاده می‌شود.
• مرکز تماس ترکیبی: ترکیبی از تماس‌های ورودی و خروجی را مدیریت می‌کند و مناسب کسب‌وکارهای چندمنظوره است.
• مرکز تماس ابری: مبتنی بر اینترنت و بدون نیاز به زیرساخت فیزیکی، با هزینه کمتر و انعطاف‌پذیری بیشتر.
• مرکز تماس چند کاناله: ارائه خدمات از طریق کانال‌های مختلف مانند تلفن، ایمیل و چت آنلاین برای تجربه‌ای یکپارچه.

گام چهارم: ساخت تیم مرکز تماس

یکی از مراحل کلیدی در راه اندازی مرکز تماس هوشمند، ساخت یک تیم حرفه‌ای و کارآمد است. این تیم، نقش مهمی در موفقیت مرکز تماس ایفا می‌کند و باید به‌گونه‌ای انتخاب و آموزش داده شود که بتواند به بهترین شکل نیازهای مشتریان را برآورده کند.

مرکز تماس هوشمند شامل نقش‌های مختلفی است، ازجمله نمایندگان خدمات مشتری، مدیران مرکز تماس، کارشناسان فنی و تحلیل‌گران داده. هر یک از این نقش‌ها وظایف خاصی دارند که باید به‌وضوح تعریف شوند.

در راه اندازی مرکز تماس هوشمند، باید افرادی را استخدام کنید که دارای مهارت‌های ارتباطی قوی، توانایی حل مسئله و تجربه در کار با فناوری‌های مرکز تماس باشند.

استفاده از ابزارهای مدیریت تیم مانند سیستم‌های پایش عملکرد، نرم‌افزارهای زمان‌بندی و ابزارهای ارتباط داخلی می‌تواند به بهبود بهره‌وری و کارایی تیم کمک کند.

این ابزارها به مدیران امکان می‌دهند تا عملکرد کارکنان را نظارت کنند، بازخوردهای لازم را ارائه دهند و برنامه‌های توسعه‌ای مناسب برای هر فرد تنظیم کنند.

گام پنجم: آموزش کارمندان مرکز تماس

راه اندازی و مدیریت یک مرکز تلفن، نیازمند دانش فنی و مهارت‌های ارتباطی قوی است. آموزش‌های تخصصی، کارکنان را قادر می‌سازد تا به بهترین شکل ممکن از این سیستم استفاده کنند.

آموزش‌های مرکز تماس می‌تواند به شکل‌های مختلفی ارائه شود. شما می‌توانید آموزش‌های آنلاین را انتخاب کنید یا از مربیان برای آموزش حضوری در محل کار خود دعوت کنید. حتی امکان برگزاری دوره‌های آموزشی در یک مرکز آموزشی خارج از شرکت نیز وجود دارد.

به نقل از راویستک ” در یک مرکز تماس مجازی، نمایندگان باید در راه‌ اندازی فضای کاری از راه دور خود پشتیبانی دریافت کنند و در تمام ابزارها و نرم‌افزارهای ضروری که شرکت شما استفاده می‌کند، به‌روز باشند. با هر نکته آموزشی در رابطه ‌با مرکز تماس که می‌توانید ارائه دهید، کارکنان آینده خود را راهنمایی کنید.”

گام ششم: راه اندازی مرکز تماس هوشمند

در این مرحله، تمامی برنامه‌ریزی‌ها و آماده‌سازی‌های قبلی به‌صورت عملیاتی اجرا می‌شوند و مرکز تماس وارد فاز اجرایی می‌شود. اجرای موفق این مرحله نیازمند دقت، هماهنگی و نظارت دقیق بر تمامی جنبه‌ها است.

اولین گام در راه‌اندازی عملیاتی مرکز تماس هوشمند، نصب و پیکربندی تمامی تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری است. این شامل سرورها، رایانه‌ها، تلفن‌ها، شبکه‌های ارتباطی و سیستم‌های پاسخگویی خودکار (IVR) می‌شود.

پس از نصب تجهیزات و یکپارچه‌سازی سیستم‌ها، مرحله تست و ارزیابی آغاز می‌شود. در این مرحله باید تمامی سیستم‌ها و فرآیندها به‌صورت کامل مورد آزمایش قرار گیرند تا از عملکرد صحیح آن‌ها اطمینان حاصل شود. تست‌های مختلفی مانند تست بار، تست عملکرد و تست امنیت باید انجام شود تا هر گونه مشکل یا نقص شناسایی و برطرف شود.

پس از انجام تمامی اصلاحات و اطمینان از عملکرد صحیح سیستم‌ها، مرکز تماس هوشمند به‌طور کامل راه‌اندازی می‌شود. در این مرحله، تمامی خدمات و فرآیندها به‌صورت کامل در دسترس مشتریان قرار می‌گیرند و مرکز تماس به‌صورت رسمی فعالیت خود را آغاز می‌کند.