نرم افزار مرکز تماس و voip

تحول در ارتباطات با استفاده از مزایای خط تلفن اینترنتی

VOIP یک فناوری ارتباطی است که امکان انتقال صدا و تصویر از طریق اینترنت را فراهم می‌کند. این تکنولوژی در مقایسه با خطوط تلفنی سنتی، مزایای زیادی دارد. در واقع ویپ داده‌های صوتی را به داده‌های دیجیتال تبدیل کرده و از طریق اینترنت منتقل می‌کند. مزایای خط تلفن اینترنتی فقط به مکالمه صوتی و تصویری بر بستر اینترنت محدود نمی‌شود و شامل موارد زیر است:

کاهش هزینه های تماس

یکی از بزرگ‌ترین مزایای خدمات VoIP، کاهش قابل توجه هزینه‌های تماس است. به‌ویژه برای شرکت‌هایی مانند آژانس های مسافرتی که تماس‌های بین‌المللی و بین‌شهری زیادی دارند، هزینه‌های ویپ بسیار کمتر از خطوط تلفن سنتی خواهد بود.

به گفته راویستک : "هزینه‌ها یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های آژانس‌های مسافرتی است. سیستم‌های سنتی ارتباطی مانند خطوط تلفن ثابت و سیستم‌های PBX می‌توانند هزینه‌های قابل توجهی برای زیرساخت و نگهداری به آژانس‌ها تحمیل کنند."

دسترسی و انعطاف‌پذیری بالا

یکی دیگر از مزایای خط تلفن اینترنتی امکان استفاده از این سیستم تلفنی در هر نقطه‌ای که به اینترنت دسترسی داشته باشید است. این قابلیت VOIP به کسب‌وکارهایی که شعبات مختلف یا کارمندان دور کار دارند، کمک چشمگیری می‌کند.

کارمندان می‌توانند با استفاده از موبایل، لپ‌تاپ یا تبلت‌ از هر مختصات جغرافیایی به تماس‌های کاری خود پاسخ دهند که این موضوع هم باعث افزایش بهره‌وری و انعطاف‌پذیری در کار می‌شود و هم افزایش رضایت مشتریان را به همراه دارد.

امکانات پیشرفته و قابل تنظیم

خط تلفن VoIP امکانات پیشرفته‌ای مانند انتقال تماس، تماس کنفرانس، پیام‌گیر صوتی، ضبط تماس‌ها، پاسخ خودکار و انتقال تماس به شماره‌های دیگر را ارائه می‌دهد. این امکانات در ویپ طوری تنظیم می‌شوند که نیازهای مختلف مشتریان یا شرکت‌ها را برطرف سازند. شما در هر زمانی می‌توانید ویژگی‌ها و تنظیمات این سیستم تلفنی را به‌روزرسانی کنید و تغییر دهید.

قابلیت یکپارچگی با نرم‌افزارهای دیگر

این سیستم تلفنی به راحتی با بسیاری از نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و دیگر ابزارهای تجاری ادغام می‌شود. به این ترتیب، تمام تماس‌های ورودی و خروجی می‌توانند به صورت خودکار در نرم‌افزار مورد نظر ثبت شوند و کارکنان به اطلاعات مشتریان دسترسی سریع‌تری خواهند داشت. این یکپارچگی امکان مدیریت بهتر و دقیق‌تر تماس‌ها و بهبود تجربه مشتریان را فراهم میسازد.

معرفی انواع سیستم تلفن VOIP

خدمات VOIP با ارائه قابلیت‌های پیشرفته به یک راه‌حل ایدئال برای ارتباطات موثر کسب‌وکارها تبدیل شده است. همان‌طور که می‌دانید ویپ فقط به تماس صوتی محدود نمی‌شود و این سیستم تلفنی بر اساس کاربرد و نوع پیاده‌سازی به دسته‌های مختلفی تقسیم می‌شوند. در ادامه به انواع ویپ می‌پردازیم.

Integrated Access

Integrated Access به شما اجازه می‌دهد تا سیستم تلفن سنتی خود را با فناوری ویپ ترکیب کنید. به این ترتیب، می‌توانید از امکانات جدید ویپ استفاده کنید و در عین حال، شماره تلفن قدیمی خود را نیز حفظ کنید.

SIP Trunks

سرویس SIP Trunk یکی دیگر از روش‌های برقراری تماس از طریق اینترنت است. از طریق این سرویس، شما می‌توانید چندین خط تلفن را به‌صورت هم‌زمان و از طریق یک شبکه داده استفاده کنید. این کار باعث می‌شود که ارتباطات شما انعطاف‌پذیرتر شود و بتوانید هزینه‌های خود را کاهش دهید.

Hosted IP PBX

با استفاده از سرویس Hosted IP PBX، کسب‌وکارها می‌توانند سیستم تلفن خود را به‌جای اینکه خودشان آن را مدیریت کنند، به یک شرکت دیگر بسپارند. این سرویس، با ارائه امکانات پیشرفته‌ای مانند کنفرانس صوتی، صندوق صوتی و …، به بهبود ارتباطات درون سازمانی کمک می‌کند.

Managed IP PBX

با Managed IP PBX، کاربر یک سیستم تلفن پیشرفته خواهد داشت که مدیریت و نگهداری آن کاملا به عهده یک شرکت متخصص است. این شرکت تجهیزات را در محل کسب‌وکار کاربر نصب کرده و مسئولیت به‌روزرسانی و خدمات پشتیبانی VOIP را بر عهده می‌گیرد.

8 مزیت سیستم تلفن VoIP

تاکنون فهمیدیم که ویژگی‌ها و امکانات VOIP چیست، این امکانات برای هر کسب‌وکار و سازمانی مزایایی به همراه دارد که نباید از آن‌ها غافل شد. مزایای سیستم نلفن VOIP هر سازمانی را برای استفاده از این فناوری ملزم می‌سازد. در ادامه به بررسی این مزیت‌ها می‌پردازیم.

کاهش هزینه ها

سیستم‌های VoIP به دلیل اشتراک‌گذاری یک شبکه واحد برای انتقال صدا و داده، هزینه‌های ارتباطی را به‌طور چشمگیری کاهش می‌دهند. با بهره‌گیری حداکثری از قابلیت‌های VoIP، به‌خصوص در تماس‌های بین‌المللی، می‌توان هزینه‌های ارتباطی را به حداقل رساند و صرفه‌جویی قابل توجهی را تجربه کرد.

افزایش عملکرد کارکنان

با استفاده از ویپ، کارمندان به راحتی می‌توانند با همکاران خود در بخش‌های مختلف سازمان ارتباط برقرار کنند، بدون اینکه محدود به مکان فیزیکی باشند. این امر باعث می‌شود تا اطلاعات به سرعت و به صورت دقیق بین بخش‌های مختلف ردوبدل شود.

همچنین ویپ امکان برقراری تماس‌های کنفرانسی با کیفیت بالا را فراهم می‌کند که برای برگزاری جلسات و آموزش‌های آنلاین بسیار کاربرد دارد. بسیاری از سیستم‌های ویپ دارای قابلیت پیام‌رسانی داخلی هستند که به کارمندان اجازه می‌دهد تا به صورت متنی با هم ارتباط برقرار کنند.

عدم از دست دادن تماس

با سرویس VoIP، همیشه و در هر مکان در دسترس خواهید بود. تماس‌های شما به‌طور خودکار به هر دستگاهی که متصل هستید هدایت می‌شود، بنابراین هیچ تماسی را از دست نخواهید داد. این قابلیت، به ویژه برای کسب‌وکارهایی که نیاز به پاسخگویی سریع دارند، بسیار حیاتی است.

ارزیابی رضایت مشتریان

با جمع‌آوری نظرات و پیشنهادات مشتریان، می‌توانید نقاط ضعف و قوت خدمات را شناسایی کرده و اقدامات لازم برای بهبود کیفیت خدمات را انجام دهید. با نشان دادن اهمیت نظر مشتریان، می‌توانید رضایت آن‌ها را افزایش داده و وفاداری آن‌ها را به کسب‌وکار تقویت کنید. اطلاعات حاصل از نظرسنجی‌ها می‌تواند به مدیران کمک کند تا تصمیمات بهتری در مورد محصولات، خدمات و استراتژی‌های کسب‌وکار اتخاذ کنند.

انعطاف‌پذیری بالا

با ویپ، کارمندان می‌توانند از هر مکانی که به اینترنت دسترسی دارند، به سیستم تلفن شرکت متصل شوند و به راحتی با همکاران و مشتریان ارتباط برقرار کنند. همچنین در صورت نیاز، می‌توان به راحتی تعداد خطوط تلفن را افزایش داد بدون آنکه نیاز به تغییرات فیزیکی در زیرساخت شبکه باشد.

انجام دورکاری

سیستم تلفن VoIP، با امکان انتقال تماس‌ها به دستگاه‌های همراه، بهره‌وری شما در محیط دورکاری را به شدت افزایش می‌دهد. شما می‌توانید بدون نیاز به حضور فیزیکی در دفتر، به سرعت و به صورت مستقیم با مشتریان و همکاران خود ارتباط برقرار کنید.

تحول در ارتباطات با استفاده از مزایای خط تلفن اینترنتی

VOIP یک فناوری ارتباطی است که امکان انتقال صدا و تصویر از طریق اینترنت را فراهم می‌کند. این تکنولوژی در مقایسه با خطوط تلفنی سنتی، مزایای زیادی دارد. در واقع ویپ داده‌های صوتی را به داده‌های دیجیتال تبدیل کرده و از طریق اینترنت منتقل می‌کند. مزایای خط تلفن اینترنتی فقط به مکالمه صوتی و تصویری بر بستر اینترنت محدود نمی‌شود و شامل موارد زیر است:

• کاهش هزینه های تماس

یکی از بزرگ‌ترین مزایای خدمات VOIP، کاهش قابل توجه هزینه‌های تماس است. به‌ویژه برای شرکت‌هایی مانند آژانس های مسافرتی که تماس‌های بین‌المللی و بین‌شهری زیادی دارند، هزینه‌های ویپ بسیار کمتر از خطوط تلفن سنتی خواهد بود.

به گفته راویستک : “هزینه‌ها یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های آژانس‌های مسافرتی است. سیستم‌های سنتی ارتباطی مانند خطوط تلفن ثابت و سیستم‌های PBX می‌توانند هزینه‌های قابل توجهی برای زیرساخت و نگهداری به آژانس‌ها تحمیل کنند.”

• دسترسی و انعطاف‌پذیری بالا

یکی دیگر از مزایای خط تلفن اینترنتی امکان استفاده از این سیستم تلفنی در هر نقطه‌ای که به اینترنت دسترسی داشته باشید است. این قابلیت VOIP به کسب‌وکارهایی که شعبات مختلف یا کارمندان دور کار دارند، کمک چشمگیری می‌کند.

کارمندان می‌توانند با استفاده از موبایل، لپ‌تاپ یا تبلت‌ از هر مختصات جغرافیایی به تماس‌های کاری خود پاسخ دهند که این موضوع هم باعث افزایش بهره‌وری و انعطاف‌پذیری در کار می‌شود و هم افزایش رضایت مشتریان را به همراه دارد.

• امکانات پیشرفته و قابل تنظیم

خط تلفن VoIP امکانات پیشرفته‌ای مانند انتقال تماس، تماس کنفرانس، پیام‌گیر صوتی، ضبط تماس‌ها، پاسخ خودکار و انتقال تماس به شماره‌های دیگر را ارائه می‌دهد. این امکانات در ویپ طوری تنظیم می‌شوند که نیازهای مختلف مشتریان یا شرکت‌ها را برطرف سازند. شما در هر زمانی می‌توانید ویژگی‌ها و تنظیمات این سیستم تلفنی را به‌روزرسانی کنید و تغییر دهید.

• قابلیت یکپارچگی با نرم‌افزارهای دیگر

این سیستم تلفنی به راحتی با بسیاری از نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و دیگر ابزارهای تجاری ادغام می‌شود. به این ترتیب، تمام تماس‌های ورودی و خروجی می‌توانند به صورت خودکار در نرم‌افزار مورد نظر ثبت شوند و کارکنان به اطلاعات مشتریان دسترسی سریع‌تری خواهند داشت. این یکپارچگی امکان مدیریت بهتر و دقیق‌تر تماس‌ها و بهبود تجربه مشتریان را فراهم میسازد.

• قابلیت مقیاس‌پذیری

خطوط تلفن اینترنتی به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهند که با توجه به نیازشان، تعداد خطوط تلفن را به راحتی افزایش یا کاهش دهند، بدون اینکه نیازی به تجهیزات فیزیکی جدید داشته باشند. این موضوع برای شرکت‌هایی که در حال رشد هستند اهمیت زیادی دارد!

• نصب و راه اندازی آسان

نصب و راه‌اندازی ساده و آسان VOIP از مزایای خط تلفن اینترنتی است. این خطوط بدون نیاز به کابل‌کشی فیزیکی به هر واحد و اتاق، با تجهیزاتی مثل گوشی تلفن و هدست قابل تنظیم هستند. بسیاری از مراکز پشتیبان VOIP راهنماهایی برای نصب و پیکربندی ارائه می‌دهند.

• قابلیت ایجاد و مدیریت کنفرانس ها

با استفاده از ویپ می‌توان به راحتی کنفرانس‌های صوتی و ویدیویی برگزار کرد. این قابلیت به‌ویژه برای شرکت‌هایی که تیم‌های پراکنده و نیروهای دورکار دارند، اهمیت بسیاری دارد. کنفرانس‌های VOIP هزینه‌های مربوط به سفر و جلسات حضوری را کاهش داده و به برگزاری جلسات به‌صورت آنلاین کمک می‌کند.

مزایای سیستم نظرسنجی تلفنی

سیستم نظرسنجی تلفنی به‌عنوان یکی از ابزارهای کارآمد در جمع‌آوری اطلاعات و بازخوردها، مزایای متعددی دارد که آن را به انتخابی ایدئال برای سازمان‌ها و کسب‌وکارها تبدیل می‌کند. این مزایا عبارت‌اند از:

• سرعت بالا در جمع‌آوری اطلاعات

با استفاده از سیستم نظرسنجی تلفنی، می‌توان در کمترین زمان ممکن به حجم بالایی از داده‌ها دست یافت. تماس‌های تلفنی به‌صورت مستقیم و بی‌واسطه انجام می‌شود که باعث تسریع در فرآیند نظرسنجی می‌گردد.

• دسترسی به مخاطبان

ماژول نظرسنجی تلفنی امکان دسترسی به گروه‌های مختلف مخاطبان، حتی افرادی که به اینترنت دسترسی ندارند را فراهم می‌کند. این ویژگی به‌خصوص در مناطقی که فناوری دیجیتال به‌طور کامل در دسترس نیست، بسیار مفید است.

• دقت بالای اطلاعات جمع‌آوری‌شده

در سیستم نظرسنجی تلفنی، ارتباط صوتی مستقیم با مخاطب امکان طرح سؤالات تکمیلی و شفاف‌سازی پاسخ‌ها را فراهم می‌کند. این امر باعث می‌شود داده‌های دقیق‌تر و باکیفیت‌تری به دست آید.

• امکان شخصی‌سازی نظرسنجی‌ها

در سیستم نظرسنجی تلفنی، می‌توان سؤالات را بر اساس نیاز و شرایط خاص مخاطبان تنظیم کرد. این انعطاف‌پذیری باعث می‌شود نتایج به‌دست‌آمده دقیق‌تر و مرتبط‌تر باشند.

• محرمانه بودن

نظرسنجی تلفنی به شرکت‌کنندگان این امکان را می‌دهد تا به صورت ناشناس و بدون نگرانی از افشای هویت خود، نظراتشان را بیان کنند. به همین دلیل، پاسخ‌هایی که در این نوع نظرسنجی‌ها دریافت می‌شود، معمولاً صادقانه‌تر و دقیق‌تر هستند.

• تعامل بهتر با سازمان

به نقل از راویستک ” با ایجاد سیستم نظرسنجی در تلفن‌های VOIP، ارتباط بین کاربران و مدیران بهبود می‌یابد و این امکان به وجود می‌آید که مشکلات و نیازهای مختلف کاربران شناسایی و رفع شوند. این بهبود در فرآیندهای ارتباطی می‌تواند به افزایش رضایتمندی کاربران و بهبود عملکرد سازمان کمک کند.”

• صرفه‌جویی در هزینه و زمان

با استفاده از فناوری‌های مدرن در سیستم نظرسنجی تلفنی، هزینه‌های عملیاتی کاهش می‌یابد و نیاز به حضور فیزیکی یا ارسال فرم‌های کاغذی از بین می‌رود.

معایب سیستم نظرسنجی تلفنی

سیستم نظرسنجی تلفنی با وجود مزایای قابل‌توجه، مانند هر ابزار دیگری، دارای معایبی نیز هست که باید پیش از استفاده به آن‌ها توجه کرد. شناخت این معایب به سازمان‌ها کمک می‌کند تا این روش را به شکلی بهینه و متناسب با نیازهای خود به کار گیرند. این معایب شامل موارد زیر می‌شود:

• محدودیت زمانی

مخاطبان ممکن است زمان کافی برای پاسخ به سؤالات نداشته باشند یا تماس‌های تلفنی را مزاحمت تلقی کنند. این موضوع می‌تواند منجر به کاهش نرخ پاسخ‌دهی شود.

• عدم تناسب برای گروه‌های خاص

برخی افراد، مانند سالمندان یا کسانی که با تکنولوژی تلفن آشنایی کمتری دارند، ممکن است نتوانند به‌خوبی با سیستم نظرسنجی تلفنی تعامل کنند. این امر می‌تواند دقت نتایج را کاهش دهد.

• کاهش تعامل در نظرسنجی‌های طولانی

اگر سؤالات زیاد و زمان نظرسنجی طولانی باشد، ممکن است مخاطبان احساس خستگی کنند و کیفیت پاسخ‌های آن‌ها کاهش یابد.

• مزاحمت احتمالی برای مخاطبان

برقراری تماس تلفنی بدون هماهنگی قبلی ممکن است برای برخی افراد ناخوشایند یا مزاحمت‌آمیز تلقی شود که این موضوع می‌تواند تصویر منفی از برند یا سازمان به‌جا بگذارد.

تحول در ارتباطات با استفاده از مزایای خط تلفن اینترنتی

VOIP یک فناوری ارتباطی است که امکان انتقال صدا و تصویر از طریق اینترنت را فراهم می‌کند. این تکنولوژی در مقایسه با خطوط تلفنی سنتی، مزایای زیادی دارد. در واقع ویپ داده‌های صوتی را به داده‌های دیجیتال تبدیل کرده و از طریق اینترنت منتقل می‌کند. مزایای خط تلفن اینترنتی فقط به مکالمه صوتی و تصویری بر بستر اینترنت محدود نمی‌شود و شامل موارد زیر است:

• کاهش هزینه های تماس

یکی از بزرگ‌ترین مزایای خدمات VoIP، کاهش قابل توجه هزینه‌های تماس است. به‌ویژه برای شرکت‌هایی مانند آژانس های مسافرتی که تماس‌های بین‌المللی و بین‌شهری زیادی دارند، هزینه‌های ویپ بسیار کمتر از خطوط تلفن سنتی خواهد بود.

به گفته راویستک : “هزینه‌ها یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های آژانس‌های مسافرتی است. سیستم‌های سنتی ارتباطی مانند خطوط تلفن ثابت و سیستم‌های PBX می‌توانند هزینه‌های قابل توجهی برای زیرساخت و نگهداری به آژانس‌ها تحمیل کنند.”

• دسترسی و انعطاف‌پذیری بالا

یکی دیگر از مزایای خط تلفن اینترنتی امکان استفاده از این سیستم تلفنی در هر نقطه‌ای که به اینترنت دسترسی داشته باشید است. این قابلیت VOIP به کسب‌وکارهایی که شعبات مختلف یا کارمندان دور کار دارند، کمک چشمگیری می‌کند.

کارمندان می‌توانند با استفاده از موبایل، لپ‌تاپ یا تبلت‌ از هر مختصات جغرافیایی به تماس‌های کاری خود پاسخ دهند که این موضوع هم باعث افزایش بهره‌وری و انعطاف‌پذیری در کار می‌شود و هم افزایش رضایت مشتریان را به همراه دارد.

• امکانات پیشرفته و قابل تنظیم

خط تلفن VoIP امکانات پیشرفته‌ای مانند انتقال تماس، تماس کنفرانس، پیام‌گیر صوتی، ضبط تماس‌ها، پاسخ خودکار و انتقال تماس به شماره‌های دیگر را ارائه می‌دهد. این امکانات در ویپ طوری تنظیم می‌شوند که نیازهای مختلف مشتریان یا شرکت‌ها را برطرف سازند. شما در هر زمانی می‌توانید ویژگی‌ها و تنظیمات این سیستم تلفنی را به‌روزرسانی کنید و تغییر دهید.

• قابلیت یکپارچگی با نرم‌افزارهای دیگر

این سیستم تلفنی به راحتی با بسیاری از نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و دیگر ابزارهای تجاری ادغام می‌شود. به این ترتیب، تمام تماس‌های ورودی و خروجی می‌توانند به صورت خودکار در نرم‌افزار مورد نظر ثبت شوند و کارکنان به اطلاعات مشتریان دسترسی سریع‌تری خواهند داشت. این یکپارچگی امکان مدیریت بهتر و دقیق‌تر تماس‌ها و بهبود تجربه مشتریان را فراهم میسازد.

• قابلیت مقیاس‌پذیری

خطوط تلفن اینترنتی به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهند که با توجه به نیازشان، تعداد خطوط تلفن را به راحتی افزایش یا کاهش دهند، بدون اینکه نیازی به تجهیزات فیزیکی جدید داشته باشند. این موضوع برای شرکت‌هایی که در حال رشد هستند اهمیت زیادی دارد!

• نصب و راه اندازی آسان

نصب و راه‌اندازی ساده و آسان VOIP از مزایای خط تلفن اینترنتی است. این خطوط بدون نیاز به کابل‌کشی فیزیکی به هر واحد و اتاق، با تجهیزاتی مثل گوشی تلفن و هدست قابل تنظیم هستند. بسیاری از مراکز پشتیبان VOIP راهنماهایی برای نصب و پیکربندی ارائه می‌دهند.

• قابلیت ایجاد و مدیریت کنفرانس ها

با استفاده از ویپ می‌توان به راحتی کنفرانس‌های صوتی و ویدیویی برگزار کرد. این قابلیت به‌ویژه برای شرکت‌هایی که تیم‌های پراکنده و نیروهای دورکار دارند، اهمیت بسیاری دارد. کنفرانس‌های VOIP هزینه‌های مربوط به سفر و جلسات حضوری را کاهش داده و به برگزاری جلسات به‌صورت آنلاین کمک می‌کند.

با خط تلفن اینترنتی به چه امکاناتی دست پیدا می‌کنید؟

کسب‌وکارها با استفاده از خدمات VOIP، علاوه بر مزایای خط تلفن اینترنتی از امکانات و ویژگی‌هایی برخوردار می‌شوند که در استفاده از خطوط سنتی برخوردار نخواهند بود. امکانات خط تلفن اینترنتی شامل موارد زیر می‌شود:

انتقال تماس (Call Forwarding)

با انتقال تماس، می‌توانید تماس‌های ورودی خود را به هر شماره‌ای که می‌خواهید هدایت کنید. در تلفن اینترنتی، محدودیتی برای انتقال تماس وجود ندارد. شما می‌توانید از هر دستگاهی که به اینترنت متصل می‌شود، تماس‌های خود را مدیریت کنید. با ویژگی انتقال تماس، کارمندان شما می‌توانند از هر کجا که هستند به تماس‌های مشتریان پاسخ دهند و احتمال از دست رفتن تماس‌ها کاهش می‌یابد!

تماس کنفرانس (Conference Calling)

این سیستم تلفنی به کسب‌وکارها امکان برقراری کنفرانس‌های صوتی و تصویری آنلاین را می‌دهد. این یکی از مزایای خط تلفن اینترنتی برای افرادی است که به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند. تماس‌های کنفرانس، فاصله‌های جغرافیایی را از بین می‌برد و همکاری تیمی را تقویت می‌کند.

ضبط تماس‌ها (Call Recording)

ضبط تماس ویپ فرآیندی است که طی آن محتوای مکالمات صوتی مبتنی بر IP ذخیره می‌شود. با کمک این ابزار، می‌توانید مکالمات ورودی و خروجی مرکز تماس را ضبط کرده و به راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشید. تیم‌های خدمات مشتری و پشتیبانی voip می‌توانند تماس‌ها را ضبط کنند تا در آینده از آن‌ها برای بهبود خدمات استفاده کنند.

منشی تلفنی خودکار (Automated Attendant)

با فعال‌سازی منشی خودکار، می‌توان تماس‌های مشتریان را بدون دخالت اپراتور به بخش‌های داخلی مورد نظر انتقال داد.

به نقل از راویستک “ با این ابزار در هتل‌ها مهمانان می‌توانند از طریق تماس با هتل و انتخاب منوی رزرو، اتاق خود را به صورت خودکار رزرو کنند."

تجزیه و تحلیل تماس (Call Analytics)

ویپ در کسب و کار با هوش مصنوعی که دارد تماس‌ها را ردیابی و داده‌های ضروری را جمع‌آوری می‌کند. تیم‌های فروش، بازاریابی و پشتیبانی از این داده‌ها برای تحلیل و بررسی استفاده خواهند کرد. با استخراج اطلاعات از داده‌های تماس، می‌توان به دیدگاه‌های جدیدی در مورد نیازهای مشتریان و بازار دست یافت.

نظارت بر تماس (Call monitoring)

گوش دادن به مکالمات مشتریان، ابزاری برای ارزیابی عملکرد کارکنان و بهبود کیفیت خدمات است. شنود مکالمات تلفنی به مدیران کمک می‌کند تا از ارائه خدمات مناسب به مشتریان توسط کارشناسان اطمینان حاصل کنند. با این مورد از مزایای خط تلفن اینترنتی عملکرد تیم فروش خود را ارزیابی کرده و در صورت نیاز، برای بهبود آن دوره‌های آموزشی برگزار کنید.

معرفی انواع سیستم تلفن VOIP

خدمات VOIP با ارائه قابلیت‌های پیشرفته به یک راه‌حل ایدئال برای ارتباطات موثر کسب‌وکارها تبدیل شده است. همان‌طور که می‌دانید ویپ فقط به تماس صوتی محدود نمی‌شود و این سیستم تلفنی بر اساس کاربرد و نوع پیاده‌سازی به دسته‌های مختلفی تقسیم می‌شوند. در ادامه به انواع ویپ می‌پردازیم.

Integrated Access

Integrated Access به شما اجازه می‌دهد تا سیستم تلفن سنتی خود را با فناوری ویپ ترکیب کنید. به این ترتیب، می‌توانید از امکانات جدید ویپ استفاده کنید و در عین حال، شماره تلفن قدیمی خود را نیز حفظ کنید.

SIP Trunks

سرویس SIP Trunk یکی دیگر از روش‌های برقراری تماس از طریق اینترنت است. از طریق این سرویس، شما می‌توانید چندین خط تلفن را به‌صورت هم‌زمان و از طریق یک شبکه داده استفاده کنید. این کار باعث می‌شود که ارتباطات شما انعطاف‌پذیرتر شود و بتوانید هزینه‌های خود را کاهش دهید.

Hosted IP PBX

با استفاده از سرویس Hosted IP PBX، کسب‌وکارها می‌توانند سیستم تلفن خود را به‌جای اینکه خودشان آن را مدیریت کنند، به یک شرکت دیگر بسپارند. این سرویس، با ارائه امکانات پیشرفته‌ای مانند کنفرانس صوتی، صندوق صوتی و …، به بهبود ارتباطات درون سازمانی کمک می‌کند.

Managed IP PBX

با Managed IP PBX، کاربر یک سیستم تلفن پیشرفته خواهد داشت که مدیریت و نگهداری آن کاملا به عهده یک شرکت متخصص است. این شرکت تجهیزات را در محل کسب‌وکار کاربر نصب کرده و مسئولیت به‌روزرسانی و  خدمات پشتیبانی VOIP را بر عهده می‌گیرد.

VOIP برای چه کسب و کارهایی مناسب است؟

فناوری VoIP امروزه به‌عنوان یک استاندارد ارتباطی در بسیاری از صنایع جهان شناخته شده است. امکان برقراری تماس‌های داخلی رایگان یکی از جذاب‌ترین ویژگی‌های ویپ است که برای همه کسب‌وکارها صرفه‌جویی قابل توجهی به همراه دارد. با این حال، برخی صنایع به دلیل ماهیت فعالیت‌های خود، بیش از سایرین از مزایای این فناوری بهره‌مند می‌شوند.

سیستم‌های تلفن VoIP برای سازمان‌هایی که به ارتباطات مداوم و کارآمد نیاز دارند، یک راه‌حل ایدئال است. این سیستم‌ها با ارائه امکاناتی مانند کنفرانس‌های تلفنی و انتقال تماس، بهره‌وری را افزایش می‌دهند. پس ویپ در کسب و کار، کاهش هزینه‌ها، افزایش قابلیت‌ها و انعطاف‌پذیری بالا را ارائه می‌دهد. در ادامه با توجه به اینکه می‌دانیم اهمیت VOIP چیست، به معرفی برخی از کسب‌وکارها که از این فناوری بهره می‌برند، می‌پردازیم:

• کسب‌وکارهای کوچک و نوپا

ویپ به‌طور خاص برای کسب‌وکارهای کوچک مناسب است، زیرا هزینه‌های ارتباطات را کاهش می‌دهد. این سیستم نیازی به زیرساخت‌های گران‌قیمت تلفنی ندارد و از طریق اینترنت قابل راه‌اندازی است.

قابلیت‌های مهم ویپ برای این نوع کسب‌وکارها شامل امکان برقراری تماس‌های داخلی و خارجی با هزینه کم، قابلیت استفاده از شماره‌های مجازی و ویژگی‌های پیشرفته مانند کنفرانس تلفنی، انتقال تماس و پیام‌های صوتی می‌شود.

• کسب‌وکارهای با چندین شعبه

برای کسب‌وکارهایی که دارای چندین شعبه هستند، VoIP امکان برقراری تماس‌های داخلی رایگان یا کم‌هزینه بین شعبه‌ها را فراهم می‌کند. همچنین مدیریت یکپارچه سیستم‌های تلفنی در شعب مختلف به‌صورت متمرکز امکان‌پذیر است.

اتصال شعبه‌ها از طریق یک شبکه یکپارچه، انتقال تماس‌ها بین شعبه‌ها و امکان مدیریت سیستم تلفنی تمامی شعب از یک مکان مرکزی از مزایای ویپ برای کسب‌وکارهای با چندین شعبه به‌حساب می‌آیند.

• شرکت‌های خدمات مشتریان

VoIP به دلیل قابلیت‌های انعطاف‌پذیر مانند توزیع تماس‌ها، سیستم‌های پاسخگویی خودکار (IVR) و گزارش دهی تماس‌ها، برای مراکز تماس و خدمات مشتریان بسیار مناسب است.

ویپ برای این شرکت‌ها مواردی چون توزیع خودکار تماس‌ها (ACD)، قابلیت ضبط تماس‌ها، امکان برگزاری کنفرانس‌های تلفنی و مدیریت صف‌های تماس را به همراه دارد.

• کسب‌وکارهای ریموت و دورکاری

ویپ امکان برقراری ارتباطات یکپارچه برای تیم‌هایی که از راه دور یا در نقاط مختلف کار می‌کنند را فراهم می‌کند. کارمندان می‌توانند از هر مکانی با استفاده از اینترنت به سیستم تلفنی شرکت دسترسی داشته باشند.

قابلیت‌های مهم ویپ برای این نوع کسب‌وکارها شامل شماره‌گیری داخلی از راه دور، کنفرانس‌های تلفنی و ویدئویی و دسترسی به تماس‌ها و پیام‌های صوتی از طریق گوشی‌های هوشمند و کامپیوتر می‌شود.

• کسب‌وکارهای خدمات حرفه‌ای

شرکت‌های خدمات حرفه‌ای مانند دفاتر حقوقی، حسابداری و مشاوره می‌توانند از VoIP برای بهبود ارتباطات و کاهش هزینه‌ها استفاده کنند. همچنین قابلیت ضبط تماس‌ها و مدیریت تماس‌های ورودی می‌تواند به مدیریت بهتر ارتباط با مشتریان کمک کند.

ضبط تماس‌ها برای مستندسازی، پاسخگویی خودکار (IVR) برای توزیع تماس‌ها و قابلیت ارسال پیام‌های صوتی به ایمیل از قابلیت‌های مهم ویپ برای این کسب‌وکارها است.

• صنعت هتلداری و خدمات

VoIP در صنعت هتلداری به مدیریت بهتر تماس‌های مشتریان و کاهش هزینه‌های تلفنی کمک می‌کند. این سیستم امکان ارائه خدمات تلفنی به مشتریان هتل با انعطاف‌پذیری و قابلیت‌های متنوع را فراهم می‌آورد.

ویپ برای این صنعت ویژگی‌هایی نظیر سیستم‌های پاسخگویی خودکار، تماس‌های رایگان یا کم‌هزینه برای مهمانان و امکان اتصال بین شعب هتل‌ها را به همراه دارد.

• بخش آموزش و دانشگاه‌ها

این فناوری برای مدارس، دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزشی امکان برقراری ارتباطات داخلی و خارجی با هزینه کمتر را فراهم می‌کند. همچنین قابلیت‌هایی مانند برگزاری کنفرانس‌های صوتی و ویدئویی برای جلسات آموزشی آنلاین مفید است.

این واحدهای آموزشی می‌توانند از تماس‌های داخلی رایگان، برگزاری کلاس‌های آنلاین و کنفرانس‌های آموزشی و کاهش هزینه‌های تماس در VOIP بهره ببرند.

• شرکت‌های مالی و بیمه

شرکت‌های مالی و بیمه که نیاز به تماس‌های مکرر با مشتریان دارند، می‌توانند از VoIP برای کاهش هزینه‌ها و بهبود بهره‌وری استفاده کنند. ضبط تماس‌ها و مستندسازی ارتباطات نیز در این صنعت اهمیت دارد.

با استفاده از امکانات ضبط و مستندسازی تماس‌ها، برگزاری کنفرانس‌های تلفنی با مشتریان و شرکا و مدیریت متمرکز تماس‌ها می‌توانند بهره‌وری خود را افزایش دهند

خط تلفن اینترنتی برای چه کسب و کارهایی ضرورت دارد؟

بعضی از کسب‌وکارها بیش از سایرین از ویژگی‌ها و مزایای خط تلفن اینترنتی بهره می‌برند. کسب‌وکارهای بین‌المللی و چندملیتی، شرکت‌های کوچک و استارتاپ‌ها، کسب‌وکارهای با تیم‌های دورکار یا توزیع‌شده، تیم‌های فروش و خدمات مشتری، مراکز تماس، کسب‌وکارهای خدماتی و مشاوره‌ای، آژانس‌های مسافرتی و گردشگری، صرافی‌ها و املاک‌ها می‌توانند از VOIP بهره ببرند.

به‌عنوان مثال راویستک درباره مزیت استفاده از VOIP در صرافی‌ها باور دارد که ” سیستم مدیریت تماس‌ها به صرافی‌ها کمک می‌کنند تا تماس‌ها را به‌طور اتوماتیک به اپراتورهای مناسب تخصیص دهند. با استفاده از الگوریتم‌های هوشمند، تماس‌ها به اپراتورهایی که زمان انتظار آن‌ها کمتر است، تخصیص داده می‌شوند.”